"Pour créer un évènement fédérateur, il faut juste du budget." C'est faux.

Il s’adresse principalement aux associations, fédérations professionnelles et réseaux qui souhaitent organiser un événement utile à leur communauté d'adhérent.es, mais qui ont besoin de structurer leur projet avant de passer à sa production. Il peut notamment convenir aux organisations qui préparent une rencontre professionnelle, un événement de réseau ou une rencontre de membres financés par des partenaires et qui souhaitent clarifier leurs choix en amont.

Vous recevez un dossier de conception qui rassemble les éléments nécessaires pour comprendre, piloter et préparer la mise en œuvre de votre événement. Il comprend les livrables prévus pour les quatre piliers, ainsi que les recommandations, les décisions structurantes et les documents de planification définis dans le périmètre convenu. Des sessions sont organisés dans les résultats attendus de l'évènement (sessions de cadrage, comités de pilotage, présentation). L’objectif n’est pas de produire un dossier théorique, mais de vous donner un système exploitable pour passer à l’étape suivante.

La conception et la production sont deux prestations distinctes.

Le Système Événementiel porte sur la réflexion, les arbitrages et la structuration du projet en amont. La production concerne sa mise en œuvre opérationnelle : coordination, suivi des prestataires, logistique et réalisation de l’événement. Si vous souhaitez déléguer également la production, un accompagnement complémentaire peut être étudié selon vos besoins.

La prestation peut inclure une stratégie de financement et de partenariat : identification des pistes, structuration de l’approche et recommandations. En revanche, cette stratégie ne comprend pas automatiquement la prospection active, la négociation, la signature de partenariats ou la collecte effective de financements. Ces missions doivent faire l’objet d’un périmètre distinct si elles sont nécessaires.

C’est précisément l’un des points à examiner lors du cadrage. La conception permet de clarifier les décisions, de structurer les priorités et de rendre les prochaines étapes plus lisibles. Elle ne supprime toutefois pas le travail nécessaire à la réalisation de l’événement. Nous vérifions donc ensemble les ressources disponibles, les responsabilités internes et le niveau de délégation dont vous avez besoin avant de définir le périmètre adapté.

Format standard à 3900€ HT

Le tarif standard envisagé est de 3 900 € HT pour un projet correspondant au périmètre standard. Les projets plus complexes peuvent nécessiter un périmètre et un tarif différents. Le devis tient compte notamment du nombre de participants, de la complexité du projet, des besoins de financement et du volume de travail attendu. Le prix définitif est confirmé après qualification du besoin.

Votre équipe reste impliquée dans les décisions qui engagent l’organisation : objectifs, arbitrages, budget et validations. De mon côté, je structure la démarche, prépare les recommandations et formalise les livrables prévus. Le cadre de travail précise les interlocuteurs, les échéances de validation et les modalités de retour afin de limiter les zones de flou.

Le Système Événementiel porte sur la réflexion, les arbitrages et la structuration du projet en amont. La production concerne sa mise en œuvre opérationnelle : coordination, suivi des prestataires, logistique et réalisation de l’événement. Un projet peut évoluer. L’enjeu est de distinguer un ajustement normal d’une modification importante du périmètre. Les ajustements compatibles avec le périmètre convenu sont traités dans le cadre prévu. Une demande qui ajoute une charge de travail significative ou transforme les objectifs peut nécessiter un devis complémentaire avant sa réalisation.